Le informazioni sono fornite nell'ambito della procedura di segnalazione e verranno acquisite mediante gli strumenti informatici e/o tramite le ulteriori modalità indicate nella specifica documentazione. Tutti i dati personali verranno trattati ai sensi della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, per tale intendendosi il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (“GDPR”), il D. Lgs. n. 196/2003 come successivamente modificato (“Codice Privacy”) nonché qualsiasi altra normativa sulla protezione dei dati personali applicabile in Italia, ivi compresi i provvedimenti del Garante (di seguito, congiuntamente al GDPR, “Disciplina Privacy”), nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, con particolare riguardo per la riservatezza dell'identità dei soggetti coinvolti e per la sicurezza del trattamento.
Le seguenti informazioni sono rese ai fini di trasparenza nei confronti del segnalante, per metterlo al corrente dei termini e modalità di trattamento dei dati, ivi compreso l'esercizio dei diritti connessi e relativi limiti all'esercizio degli stessi.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Il Titolare del trattamento dei dati personali, oggetto della presente informativa, è Servizi Industriali S.r.l., avente sede legale in Via Marie Curie 19, 40064, Ozzano Emilia (BO), Italy.
Nel rispetto dell’indipendenza e autonomia nell’adempimento degli obblighi, la Società ha nominato Interpump Group S.p.A. quale Responsabile del Trattamento dei Dati Personali ai sensi dell’art. 28 GDPR. In particolare, al Responsabile del Trattamento è affidato il compito di gestire le segnalazioni secondo le modalità previste dalla “Procedura sulla Gestione delle Segnalazioni (Whistleblowing)” e di trattare i dati personali per conto del Titolare del trattamento.
RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
Il Responsabile della Protezione dei Dati, altrimenti detto Data Protection Officer (DPO), per tutto ciò che concerne il trattamento dei dati personali e l'esercizio dei diritti dell'interessato, è contattabile al seguente indirizzo email: dpo@interpumpgroup.it.
CATEGORIA DI DATI PERSONALI
I dati personali del Segnalante, e quelli degli altri soggetti eventualmente coinvolti e/o collegati ai fatti oggetto della Segnalazione (o anche il “Segnalato” o il “Terzo”), acquisiti in occasione della gestione delle Segnalazioni, saranno trattati in piena conformità a quanto disposto dall'art. 13 del GDPR e a quanto previsto dalla “Procedura sulla Gestione delle Segnalazioni (Whistleblowing)”.
I dati personali raccolti e trattati dalla Società includono (i) dati identificativi del Segnalante (dati anagrafici, dati di contatto,); (ii) dati identificativi del Segnalato e/o del Terzo forniti dal Segnalante e/o ulteriormente acquisiti nel corso delle attività istruttorie ed accertamenti conseguenti; (iii) altri dati che saranno inseriti dal Segnalante nella compilazione del form di segnalazione/forniti oralmente o successivamente acquisiti dagli Incaricati della Gestione delle Segnalazioni nell’ambito dell’attività istruttoria, ivi incluso l’eventuale riferimento a dati relativi al Segnalato e/o a Terzi e riportati dal Segnalante stesso o acquisiti nel corso delle successive attività istruttorie.
Con riferimento al punto (iii) che precede, la Società non può escludere che il contenuto della Segnalazione includa anche dati particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR. In tale ipotesi, il Titolare tratterà i dati, per le finalità di cui alla presente Informativa, in conformità a quanto disposto dall’art. 9, comma 2, lett. b) GDPR.
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
I dati personali del Segnalante, del Segnalato e/o del Terzo, saranno raccolti e trattati, nell’ambito del procedimento di Whistleblowing, esclusivamente per le finalità di istruttoria ed accertamento dei fatti oggetto della Segnalazione e di adozione degli eventuali conseguenti provvedimenti. In particolare, i dati personali raccolti saranno solo quelli necessari e pertinenti per il raggiungimento delle finalità sopra indicate, sulla base del principio di minimizzazione.
I dati personali che non saranno utili al trattamento di una specifica Segnalazione non saranno raccolti o, se raccolti accidentalmente, saranno cancellati immediatamente.
BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
La base giuridica del trattamento dei dati personali del Segnalante, del Segnalato e/o del Terzo, conferiti in occasione di segnalazioni riguardanti presunte irregolarità, illeciti e/o comportamenti omissivi che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società e di cui si sia venuti a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro, ossia causa od in occasione dello stesso, è rinvenibile nell’adempimento dell’obbligo legale ex art. 6,comma 1, lett. c) e art. 9, comma 2, lett. b) del GDPR.
Tali dati potranno anche essere trattati per dare seguito a richieste da parte dell’autorità amministrativa o giudiziaria competente e, più in generale, dei soggetti pubblici richiedenti, nel rispetto delle formalità di legge.
Il Titolare, inoltre, potrà trattare i dati personali per:
(i) esigenze di controllo interno e di monitoraggio dei rischi aziendali, nonché per l’ottimizzazione e l’efficientamento dei processi gestionali aziendali e amministrativi interni che potrebbero implicare una conservazione della Segnalazione più lunga di quella legata alla mera gestione e risoluzione della Segnalazione considerata;
(ii) accertare, esercitare o difendere un diritto o un interesse legittimo del Titolare (comprese altre società del Gruppo Interpump) in ogni sede competente.
La base giuridica dei trattamenti di cui ai punti (i) e (ii) sopra è rinvenibile, rispettivamente, nel legittimo interesse del Titolare a garantire l'efficienza dell’organizzazione aziendale, anche al fine di prevenire e contrastare efficacemente comportamenti fraudolenti e condotte illecite o irregolari e nell’esercizio, da parte dello stesso, del diritto di difesa delle proprie ragioni nelle sedi opportune.
Il conferimento dei dati non ha natura obbligatoria, essendo possibili le segnalazioni anonime, ma l’eventuale rifiuto potrebbe rendere più difficoltoso l’accertamento circa la fondatezza della Segnalazione effettuata, laddove quest’ultima non sia circostanziata, fondata su elementi precisi e concordanti, non abbia ad oggetto fatti riscontrabili e/o non contenga tutti gli elementi utili per effettuare il predetto accertamento.
AUTORIZZAZIONI AL TRATTAMENTO
I dati forniti nell’ambito delle Segnalazioni sono oggetto di trattamento da parte degli “Incaricati della Gestione delle Segnalazione” di Interpump Group S.p.A. nel rispetto delle modalità stabilite dal Titolare del Trattamento ed in ottemperanza alla Disciplina Privacy, con garanzia dei principi di liceità, correttezza, trasparenza e pertinenza.
In ogni caso, l’identità e i dati personali del Segnalato, del Segnalante e/o dei Terzi eventualmente coinvolti nella Segnalazione, saranno trattati nel rispetto del principio di riservatezza, anche tramite l’utilizzo di sistemi crittografati, e di tutte le misure tecniche e organizzative adeguate ai fini di garantire la sicurezza del trattamento.
DESTINATARI/CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI
Destinatari dei dati personali del Segnalante, del Segnalato e/o dei Terzi sono gli Incaricati alla Gestione delle Segnalazioni di Interpump Group S.p.A. che, in conformità a quanto previsto dalla Disciplina Privacy e dalla “Procedura sulla Gestione delle Segnalazioni (Whistleblowing)” adottata dalla Società, sono tenuti a garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante.
Gli Incaricati alla Gestione delle Segnalazioni sono soggetti autorizzati al trattamento dei dati ed hanno ricevuto specifica formazione in merito alla normativa Whistleblowing nonché in materia di protezione dei dati personali, con specifico riferimento alle misure di sicurezza e tutela della riservatezza dei soggetti coinvolti e delle informazioni contenute nelle Segnalazioni. Inoltre, nei casi in cui sia necessario ai fini dell’accertamento della fondatezza del fatto oggetto di Segnalazione, delle relative attività istruttorie e dell’adozione dei conseguenti provvedimenti, nonché per l’avvio di eventuali provvedimenti disciplinari, destinatari dei dati personali degli interessati potranno essere altre funzioni della Società ed eventuali consulenti.
Resta in ogni caso inteso che l’identità del Segnalante non potrà essere rivelata senza il suo consenso, che gli Incaricati alla Gestione delle Segnalazioni provvederanno a richiedere nei casi specificamente previsti dalla Normativa Whistleblowing.
La Società assicura la riservatezza anche delle informazioni relative a (i) l’identità della persona fisica segnalata (c.d. persona coinvolta); (ii) al facilitatore (sia con riferimento all’identità, che all’attività in cui l’assistenza si concretizza); (iii) a persone diverse dal Segnalato, ma comunque implicate in quanto menzionate nella segnalazione (es. testimoni, Terzi), fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione e nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore del Segnalante.
Sussistendone gli estremi, i dati degli interessati potranno essere comunicati altresì alle Autorità giudiziarie e agli organi investigativi ai fini dell’attivazione delle procedure necessarie a garantire, in conseguenza della Segnalazione, idonea tutela, nonché per eventuali indagini che dovessero rendersi necessarie.
In ogni caso, nel corso delle attività volte a verificare la fondatezza della Segnalazione saranno adottate tutte le misure necessarie a proteggere i dati personali dalla distruzione accidentale od illecita, dalla perdita e dalla divulgazione non autorizzata.
TRASFERIMENTO DEI DATI IN PAESI EXTRA-UE
I dati personali trattati per le finalità sopra indicate non sono trasferiti a paesi terzi all’esterno dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo (SEE) o ad organizzazioni internazionali.
Ove si rendesse necessario, il Titolare avrà facoltà di spostare l’ubicazione degli archivi e dei server in Italia e/o nell’Unione Europea e/o in Paesi Extra-UE. In tal ultimo caso, si assicura, sin d’ora, che il trasferimento dei dati Extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, stipulando, ove necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI RACCOLTI
I dati personali raccolti per le finalità sopra esposte saranno conservati presso la nostra titolarità per il tempo necessario allo svolgimento delle attività di accertamento della fondatezza e di gestione delle Segnalazioni e, in ogni caso, non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione.
DIRITTI DELL’INTERESSATO
Ai sensi degli artt. 15 e ss. del GDPR, agli interessati sono riconosciuti alcuni diritti, esercitabili nei limiti della loro compatibilità con la normativa in materia di Whistleblowing e di quanto previsto dall'art. 2-undecies del D. Lgs. n. 193/2003, ossia:
- Diritto di accesso: il diritto di ottenere senza ingiustificato ritardo informazioni inerenti a: (i) le finalità del trattamento; (ii) le categorie dei dati personali trattati; (iii) i destinatari o le categorie degli stessi ai quali i dati possono essere comunicati, in particolare se collocati in paesi extra-UE, ed i mezzi per esercitare i suoi diritti verso tali soggetti; (iv) quando possibile il periodo di conservazione o i criteri per determinarlo; (v) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, qualora vi abbia interesse, l'integrazione dei dati personali nonché l'origine dei dati raccolti presso terzi;
- Diritto di rettifica: diritto di ottenere senza ingiustificato ritardo la rettifica dei dati personali inesatti e, tenuto conto delle finalità del trattamento, di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
- Diritto di cancellazione: diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali ove sussista uno dei motivi elencati nell'articolo 17, par. 1 del GDPR – come nel caso in cui i dati personali non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati – salvo che il trattamento sia necessario in base alle previsioni di cui al paragrafo 3 del medesimo articolo, tra cui (a) l'adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui sia soggetto il Titolare, o (b) l'esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell'esercizio di pubblici poteri di cui sia investito il Titolare, o (c) l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
- Diritto di limitazione: diritto di ottenere la limitazione del trattamento ove ricorra una delle ipotesi di cui all'articolo 18, par. 1 del GDPR: se il trattamento è limitato, i dati personali verranno trattati - salvo che per la conservazione - soltanto con il consenso dell'interessato o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un'altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante dell'Unione o di uno Stato membro.
Si sottolinea come l'esercizio dei summenzionati diritti da parte dell'interessato potrà avvenire attraverso l'invio delle relative richieste all'indirizzo email privacy.wb.interpumpgroup@legalmail.it.
Nel caso in cui l'interessato ritenga che i trattamenti che lo riguardano violino la Disciplina Privacy, avrà diritto di proporre reclamo alla competente autorità in materia di protezione dei dati personali.